Comment envoyer des documents importants par courrier. Comment envoyer correctement une lettre recommandée

Le moyen le plus rapide et le plus pratique d'envoyer une lettre. Livraison porte-à-porte - la lettre est récupérée et livrée par un coursier dans la ville, dans une autre ville ou à l'étranger.

EMS Express Letter est un envoi recommandé et sa livraison et sa livraison peuvent être suivies à l'aide d'un numéro de suivi.

Comment envoyer

1. La lettre peut être envoyée par coursier ou depuis un bureau de poste spécialisé qui accepte les envois EMS. L'enveloppe est fournie gratuitement. Trouver une agence avec EMS
2. Pour commander des prestations supplémentaires de valeur déclarée, contre remboursement, inventaire des pièces jointes ou notification par SMS, veuillez en informer le coursier ou l'employé de la poste.

Des services supplémentaires

• Inventaire des pièces jointes. Vous recevrez une confirmation du postier du contenu de la lettre et de la date à laquelle elle a été envoyée.
• LA MORUE. Pour recevoir la lettre, le destinataire devra payer le montant que vous aurez indiqué. Le montant du paiement à la livraison ne peut excéder le montant de la valeur déclarée.
• Valeur déclarée. Votre lettre est assurée. Si quelque chose arrive à la lettre, vous pourrez recevoir une compensation totale ou partielle. La valeur maximale d'une lettre EMS est de 50 000 RUB.

Lors de la résolution de problèmes juridiques, les gens sont souvent confrontés à la nécessité d'informer les agences gouvernementales, les organisations ou les citoyens de leur intention de résoudre une situation de conflit. Il existe plusieurs manières de transmettre des informations au destinataire :

Envoi de documents par lettre simple
Cette méthode d'expédition est la plus simple et la moins chère. Il doit être utilisé lorsque l'envoi d'une lettre n'est pas urgent et que la lettre elle-même n'a pas de valeur particulière. Pour envoyer une telle lettre, vous n'avez besoin que d'une enveloppe postale. Dans ce cas, la lettre adressée au destinataire ne lui est pas remise contre récépissé, mais est simplement déposée dans la boîte aux lettres.
- l'envoi des documents par courrier recommandé avec notification ;
Envoyer une lettre de cette façon est plus fonctionnel. La notification désigne la partie détachable de la lettre, qui vous est remise après la remise de la lettre au destinataire. L'avis porte la date de remise de la lettre au destinataire, ainsi que sa signature personnelle.
De cette façon, vous saurez exactement si la lettre est arrivée et quand elle est arrivée.

Envoi de documents par lettre précieuse avec liste de pièces jointes
Cette méthode d'envoi de lettres est la plus coûteuse et est nécessaire lors de l'envoi de documents aux agences gouvernementales, du règlement de tout litige avant le procès et de l'envoi de documents à une organisation et lors de l'envoi de documents au tribunal. Une liste de tous les documents envoyés est reflétée dans un « inventaire » spécial. Un exemple d'un tel inventaire peut être téléchargé sur Internet ou vous pouvez récupérer un formulaire prêt à l'emploi au bureau de poste. L'inventaire est dressé en deux exemplaires dont l'un est certifié par le cachet de la poste et vous reste. Ainsi, vous recevez un document officiel confirmant l'envoi de documents précis à un destinataire précis.

Envoi de documents par service de messagerie
Cette méthode d'envoi de documents doit être utilisée si vous devez transférer de toute urgence des documents au destinataire. Actuellement, il existe de nombreux services proposant des services de messagerie (DHL, Pony Express, EMS Russian Post, etc.). Les services de messagerie garantissent la livraison des documents au destinataire dans un délai de 1 à 2 jours. La personne qui reçoit les documents signe un formulaire spécial qui vous est retourné après livraison.

Ainsi, en fonction de vos buts et objectifs, vous pouvez choisir le moyen le plus optimal d'envoyer de la documentation. Nous vous recommandons toutefois d'adresser toute correspondance par courrier recommandé avec liste de pièces jointes et accusé de réception demandé. Le coût d'envoi d'une telle lettre n'est pas élevé, si nécessaire, vous pouvez présenter la notification renvoyée comme preuve aux policiers et à d'autres personnes, et un inventaire de la pièce jointe confirmera le fait qu'une liste précise de documents a été envoyée.

Pour envoyer une telle lettre, vous devrez vous rendre au bureau de poste russe le plus proche et acheter une enveloppe. Un avis de remise de la lettre et un inventaire de la pièce jointe sont délivrés gratuitement dans n'importe quel bureau de poste.
Ensuite, vous devrez remplir l'enveloppe, le récépissé et l'inventaire et les remettre à l'opérateur postal. Il n'est pas nécessaire d'acheter des timbres-poste, le postier déterminera lui-même le coût de la lettre, conformément aux tarifs établis, puis vous remettra un chèque du montant obtenu. Le chèque, outre le montant et la date d'envoi du courrier, indiquera son numéro d'identification, composé de 14 chiffres. Sur le site Web de la Poste russe, grâce à ce numéro, vous pouvez suivre le mouvement de la lettre et obtenir des informations indiquant si elle a été reçue ou non par le destinataire.

Comment envoyer un document par email pour les nuls, trois manières simples.

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Avec le développement du World Wide Web, de plus en plus de moyens de communiquer entre personnes à distance sont apparus. Désormais, vous pouvez non seulement appeler quelqu'un sans quitter votre domicile, mais également envoyer un e-mail.

Dans le même temps, en utilisant le courrier électronique, vous pouvez envoyer des lettres avec des pièces jointes sous la forme de divers documents texte, présentations, photographies, vidéos, etc. Bien entendu, l’ensemble du processus d’envoi d’un e-mail avec une pièce jointe est assez simple.

Cependant, il est parfois difficile pour les utilisateurs novices de faire face à cette tâche sans aide extérieure. Cet article examinera de plus près l’envoi d’e-mails avec pièces jointes.

Comment envoyer un document par email

Malgré les nombreux services différents qui permettent d'envoyer des lettres par voie électronique via Internet (Yandex.Mail, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler et autres), ils fonctionnent tous selon le même algorithme.

Seule la pièce jointe d'un fichier sur ces services peut varier légèrement. Mais de manière générale, pour envoyer un email avec une pièce jointe, vous pouvez suivre la procédure suivante :

• Tout d'abord, vous devez vous connecter à votre compte sur le service et cliquer sur « Écrire » ou sur un autre bouton fourni par le service de messagerie pour rédiger une lettre par voie électronique.
• Indiquez ensuite dans la ligne « À » l’adresse email du destinataire.
• Si nécessaire, vous pouvez préciser l'objet de votre lettre dans le champ « Objet ».
• Ensuite, en plus du texte brut, si vous devez envoyer un document ou un autre fichier depuis votre ordinateur, vous devez trouver l'outil qui en est responsable sur le service que vous utilisez et cliquer dessus. Par exemple, si vous utilisez Yandex.Mail, Gmail ou Yahoo à ces fins, vous devez alors cliquer sur l'icône en forme de trombone, et sur Mail.ru et Rambler, il y a un bouton « Joindre un fichier ».
• Après avoir trouvé le document que vous souhaitez envoyer, cliquez dessus avec la souris pour le sélectionner et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
• Après avoir téléchargé les fichiers sur le service de messagerie, vérifiez que la lettre est correctement formatée (à qui vous l'envoyez et quoi exactement). S'il y a plus de documents que nécessaire ou si vous avez choisi la mauvaise chose, en règle générale, une icône de corbeille apparaît à côté d'elle sur le côté droit, en cliquant sur laquelle supprime le fichier inutile. Pour ajouter un document, cliquez à nouveau soit sur le trombone, soit sur « Joindre un fichier ».
• Pour envoyer un email au destinataire, cliquez sur le bouton « Envoyer ».

Il convient également de noter que lors de l'utilisation de la version mobile des boîtes aux lettres, l'algorithme d'actions est similaire à celui étendu. Autrement dit, si vous êtes en déplacement et que le document requis se trouve sur votre téléphone ou votre tablette, alors si vous disposez d'une application mobile, il peut également être envoyé par e-mail.

Dans ce cas, remplissez également tous les champs obligatoires, puis cliquez sur le trombone ou « Joindre fichier », ajoutant ainsi le document et envoi. Comme vous pouvez le constater, tout est assez simple et pratique.

Envoyer un lien

Si votre document est stocké sur des services cloud tels que Google Drive, Yandex Drive et autres, ou si vous avez créé le document dans Google Doc, vous pouvez envoyer un lien vers le document.

Pour cela, ouvrez le document, cliquez sur les paramètres d'accès et copiez le lien, qui peut être envoyé par email. S'il s'agit de documents stockés sur Drive, vous pouvez les télécharger sur votre ordinateur ; s'il s'agit d'un document dans Google Docs, vous pouvez le modifier conjointement, apporter des modifications, des commentaires, etc.

Mot

Si vous utilisez le programme Word pour créer et modifier des documents, vous pouvez configurer la fonction d'envoi d'e-mails une fois, puis l'utiliser.

Instructions:

Faites attention au panneau supérieur, à savoir l'onglet - mailings. Une nouvelle icône devrait y apparaître, avec le nom que vous lui avez donné.

Maintenant, après avoir créé ou modifié un document, cliquez sur cette icône. Il vous suffit d'indiquer l'e-mail du destinataire et le document sera envoyé à l'adresse indiquée.

Comment envoyer un document par email, résumé

Je vous ai montré trois façons d'envoyer un document par email, choisissez celle qui vous convient le mieux. Une fois que vous aurez envoyé une lettre, vous comprendrez qu'il n'y a rien de compliqué dans ce processus.

La principale chose à comprendre est que vous n’envoyez pas le document papier, il reste avec vous. Vous en envoyez une copie électronique, et le destinataire l'imprimera lui-même si nécessaire.

Mais pour envoyer l'original papier de tout document, vous devez utiliser notre courrier habituel et envoyer le document par courrier recommandé.

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Il n'existe pas de documents qui élargissent les capacités d'une personne, mais après avoir perdu des papiers importants, vous vous sentez comme une personne limitée, sans droits ni libertés...

Envoyer simplement des documents est facile, mais les envoyer en toute sécurité n’est pas une tâche facile. Cependant, la circulation des documents entre les entreprises, les services et les collaborateurs doit être assurée. Les ordinateurs et les fax n'ont pas résolu le problème de l'échange de documents, puisque de nombreuses structures n'exigent que l'original, avec un cachet ou une apostille. Dans de tels cas, il est préférable d'utiliser l'envoi de documents par courrier - comme dans les temps anciens, en envoyant un messager à cheval avec de bonnes nouvelles à une succursale éloignée de l'entreprise.

Avantages de l'envoi de documents par courrier

Afin de ne pas avoir à présenter «moustaches, pattes et queue» au bureau des impôts au lieu des documents nécessaires, il vaut mieux ne pas utiliser les minibus réguliers, les taxis privés et autres «miracles» du monde moderne. Parfois, il vaut la peine de privilégier quelque chose de banal, par exemple la livraison express de la poste russe. Qu’est-ce que cela apporte à l’entreprise ? Regardons de plus près:

• Enveloppe ou colis est officiellement envoyé vous disposez d'un « talon » indiquant le transfert d'un document important et la poste n'a pas intérêt à perdre le colis ;
• Assurance. Quelle valeur accordez-vous à un passeport ou à un rapport annuel ? Tout document peut être assurer pour un certain montant, même s'il est 5 à 10 fois supérieur au coût de restauration du « morceau de papier »" Maintenant, ce sera dans votre intérêt si quelque chose lui arrive ;
• Le destinataire ne se cachera pas de la poste russe. Elle parvient même à remettre les convocations aux conscrits, vous pouvez donc faire confiance en toute sécurité aux coursiers qui remettront les documents importants à la bonne personne ;
• L'envoi de documents par la poste russe a lieu en stricte confidentialité. Les enveloppes ne sont jamais ouvertes, toutes les informations sont conservées dans la plus stricte confidentialité ;
• "Pas cher et joyeux" . Pour seulement 25 à 30 roubles (lorsqu'il est envoyé, par exemple, par courrier recommandé en Russie), votre document voyagera dans des pays lointains. Faire appel à un service de messagerie privé sera dix fois plus coûteux et dangereux.

La diffusion de documents, notamment en gros volumes, prend beaucoup de temps pour chaque entreprise, il est parfois nécessaire de faire appel à un comptable voire plusieurs personnes pour résoudre cette tâche. Comme ils veulent tous manger, les dépenses mensuelles seront bien supérieures à 10 000 à 20 000 roubles.

Agent postal ou comptable : qu'est-ce qui est le plus rentable ?

Il sera plus rentable pour vous de faire appel à un entrepreneur qui recevra et livrera les « vieux papiers » et fournira des rapports détaillés. Notre société vous fournira une telle assistance et enverra et recevra professionnellement la documentation :

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Votre flux de documents fonctionnera comme sur des roulettes (Rollex suisse, pas chinois), vous ferez attention à la résolution des tâches stratégiquement importantes de l'entreprise, et non à la paperasse.