Límite de tamaño de regla en Outlook. Cómo configurar correctamente el uso de carpetas en Microsoft Outlook También es útil saberlo

Una breve nota sobre el tema de las restricciones sobre el tamaño máximo de las reglas en Outlook. Las reglas de Outlook son una herramienta poderosa que le permite organizar y automatizar el trabajo de un usuario en Outlook.

Gracias a las reglas, puedes configurar el movimiento, reenvío, eliminación de correspondencia entrante y saliente, organizar la clasificación y categorización de cartas, y mucho más... Sin embargo, no puedes crear un número infinito de reglas, porque el tamaño máximo de las reglas es limitado, y esto no es una limitación de Outlook en sí, sino del servidor de correo Exchange en el que está almacenado el buzón del usuario.

En algunos casos, al crear o editar reglas en Outlook, puede aparecer un cuadro de mensaje indicando que la regla no se puede escribir en el servidor:

Una o más reglas no se pudieron transmitir al servidor Exchange y se han deshabilitado. Es posible que algunas configuraciones no sean compatibles o que no haya suficiente espacio para almacenar todas sus reglas.

En la versión en inglés de Outlook el error se ve así:

Esto significa que su buzón en el servidor de correo Exchange se ha quedado sin espacio para almacenar reglas. La cantidad de espacio asignado para las reglas depende de la versión de Microsoft Exchange:

• Intercambio 2003– Se asignan 32 KB para reglas (en promedio, esto es suficiente para almacenar entre 20 y 25 reglas)
• Bolsa 2007/ Bolsa 2010/ Bolsa 2013 / 2016– Se asignan 64 KB para reglas.

En Exchange 2003, el límite de tamaño máximo de regla es fijo y no se puede cambiar. En las versiones más recientes de Exchange, la cantidad de memoria para almacenar reglas se puede aumentar a 256 KB. El límite de la regla se establece individualmente para cada usuario a través de un atributo especial ReglasCuota.

Puede conocer el tamaño de cuota de reglas de Exchange actual para un usuario específico ejecutando el siguiente comando en la Consola de administración de Exchange:

Obtener nombre de usuario del buzón | ft nombre, RulesQuota

Para aumentar la memoria de un cuadro:

Set-Mailbox -identity nombre de usuario -RulesQuota 256Kb

Nota. La cuota de tamaño de la regla se puede establecer en los siguientes valores: 64 KB, 128 KB o 256 KB.

Si necesita aumentar el límite de reglas para todos los buzones a la vez, el comando le ayudará:

Obtener-buzón | Establecer buzón de correo -Cuota de reglas 128 KB

En el caso de que este espacio para almacenar reglas no sea suficiente, se recomienda al usuario recurrir a las siguientes manipulaciones:

• Eliminar reglas innecesarias
• Fusionar reglas (por ejemplo, mover correos electrónicos a la misma carpeta)
• Reducir nombres de reglas
• Si una de las reglas mueve los correos electrónicos al archivo carpetas personales.pst, deberá mover el archivo a un directorio con una ruta más corta. Por ejemplo, desde la carpeta C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst a la carpeta C:\mail\mymail2013.pst

Las reglas le permiten mover, marcar y responder mensajes de correo electrónico automáticamente. También puede usar reglas para reproducir sonidos, mover mensajes en carpetas o mostrar alertas para mensajes nuevos.

La regla más simple y común que puede crear le permite mover elementos de un remitente específico o con ciertas palabras en la línea de asunto a una carpeta diferente. Esta regla se puede crear directamente a partir de mensajes que ya haya recibido.

Cree una regla usando el Asistente para reglas

Hay tres tipos de reglas que se pueden implementar utilizando el Asistente para reglas.

Manténgase organizado: Las siguientes reglas le ayudarán a filtrar, almacenar y trabajar con mensajes.

Conciencia: Estas reglas notifican cuando se recibe un mensaje que coincide con un conjunto específico de condiciones.

Reglas personalizadas: Estas son reglas creadas sin plantilla.

Las reglas se pueden personalizar casi ilimitadamente. Hay una serie de opciones que puede configurar para cada tipo de regla que cree. Para aprender a crear reglas usando el Asistente para reglas, siga estos pasos:

Seleccionar Archivo > Gestión de reglas y alertas para abrir un cuadro de diálogo Reglas y alertas.

en la pestaña Reglas de correo electrónico hacer clic Nueva regla.

Elija una de las plantillas de Paso 1. Para comenzar con una regla vacía, seleccione Aplicar una regla a los mensajes que recibo o Aplicar una regla a los mensajes que envío.

En , haga clic en cualquier opción subrayada para configurarla. Por ejemplo, al elegir Marcar mensajes de un usuario específico para realizar acciones adicionales en el paso 1, seleccione personas o grupo público para seleccionar los mensajes de los remitentes que desea marcar y luego presione para accion futura para seleccionar una nota y una fecha para tomar medidas adicionales.

En la segunda página del Asistente para reglas, puede agregar condiciones adicionales para la regla. Por ejemplo, puede seleccionar mensajes de un usuario específico que contengan determinadas palabras en el asunto o el cuerpo del mensaje.

En , se marcará cualquiera de las condiciones marcadas en la pantalla anterior. Puede seleccionar varias condiciones adicionales marcando las casillas.

EN Paso 2: cambiar la ventana de descripción de la regla Más.

En la tercera página del Asistente de reglas, puede seleccionar acciones adicionales para aplicar al mensaje. Por ejemplo, puede marcar mensajes para acciones posteriores, así como mensajes de gran importancia.

EN Paso 1: seleccione el campo de condición(es), se marcará cualquiera de las acciones configuradas en la primera pantalla. Puede seleccionar varias acciones adicionales marcando las casillas.

EN Paso 2: cambiar la ventana de descripción de la regla, haga clic en cualquiera de los términos adicionales subrayados que acaba de agregar. Hacer clic Más.

En la cuarta página del Asistente para reglas, puede agregar excepciones a la regla. Por ejemplo, puede verificar, excluyendo aquellos marcados como importantes, para asegurarse de que todos los mensajes que se consideren particularmente importantes no estén marcados para acciones posteriores.

EN Paso 1: seleccione el campo de condición(es), seleccione varias condiciones adicionales marcando las casillas.

EN Paso 2: cambiar la ventana de descripción de la regla, haga clic en cualquiera de los términos adicionales subrayados que acaba de agregar. Luego haga clic Más.

En la última página del Asistente para reglas, ingrese un nombre para la regla.

Si desea aplicar esta regla a los mensajes que ya están en su Bandeja de entrada, marque la casilla junto a Ejecute esta regla para los mensajes que ya están en su bandeja de entrada.

El valor predeterminado está marcado Habilitar regla. Puede desactivar esta casilla de verificación si no desea que la regla esté habilitada en este momento.

Eliminar una regla

Si una regla ya no es necesaria, puede eliminarla.

Ejecutar reglas manualmente

Puede ejecutar manualmente una o más reglas.

en la pestaña Archivo seleccionar Administrar reglas y alertas y luego en la pestaña Reglas de correo electrónico clic en el botón Aplicar reglas.

En el cuadro de diálogo Aplicar reglas en la lista Seleccionar reglas para ejecutar Marque la casilla junto a cada regla que desee ejecutar.

Si necesita utilizar una carpeta diferente, en la sección Ejecutar en carpeta clic en el botón Revisar, seleccione una carpeta y haga clic en el botón DE ACUERDO.

Revisa la caja Incluir subcarpétas para incluir todas las carpetas ubicadas en la carpeta especificada en el paso 3.

En la lista Aplicar para De forma predeterminada, todos los mensajes están seleccionados. Puede cambiar este valor para leer o no leer mensajes.

Hacer clic Ejecutar.

Reglas del servidor y reglas del cliente.

Hay dos tipos de reglas en Outlook: reglas del servidor y reglas del cliente.

Consejo: Si la lista de reglas contiene ambos tipos de reglas, primero se aplican las reglas del servidor, seguidas de las reglas del cliente.

Aplicar reglas a otros elementos de Outlook

Invitaciones a reuniones, solicitudes de tareas y documentos

Las convocatorias de reuniones, solicitudes de tareas y documentos se consideran mensajes cuando se aplican reglas. Por ejemplo, si crea una regla que mueve elementos que cumplen ciertas condiciones a una carpeta especial, también se moverán todas las solicitudes de tarea y reuniones que cumplan esas condiciones. Sin embargo, al crear reglas que afecten a dichos elementos, tenga en cuenta las siguientes restricciones:

Es posible que un elemento que no se mueva a una carpeta de correo no funcione como se esperaba. Por ejemplo, si un mensaje se mueve a una carpeta Calendario, no se crea una nueva cita.

Si la respuesta a una invitación o tarea se mueve según la regla a la carpeta Eliminado, la respuesta no será rastreada por el elemento original.

Si la convocatoria de reunión se mueve automáticamente a la carpeta Eliminado, la reunión no se agrega a la carpeta Calendario.

Las reglas para los mensajes enviados no se aplican a las asignaciones ni a las convocatorias de reuniones.

Grupos de contacto

La ejecución de una regla que contiene un grupo de contactos puede depender de cómo se creó.

Mueve los mensajes enviados a un grupo público a la carpeta.
Esta regla sólo está disponible cuando se utiliza una cuenta de Exchange Server. Sólo los mensajes enviados a la carpeta del grupo de contactos se mueven a la carpeta especificada. Los mensajes de los usuarios que son miembros de este grupo de contactos no se mueven a la carpeta especificada.

En Microsoft Outlook, la información se almacena en carpetas al igual que los documentos en Explorer. Puede utilizar muchas carpetas creadas para elementos de Microsoft Outlook y diferentes tipos de cuentas de correo electrónico que tenga. El lugar donde aparecen estas carpetas en la lista de carpetas depende de su tipo de cuenta de correo electrónico y de dónde están almacenados sus datos de Outlook.

• Carpetas estándar: de forma predeterminada, Microsoft Outlook se muestra en el grupo "Buzón": el nombre de la cuenta de correo electrónico ubicada en la lista de carpetas. Zonas de transición, carpetas para cada tipo de elemento: Bandeja de entrada, Calendario, Contactos, Tareas, Notas y Agenda. El programa también contiene las siguientes carpetas:
  • “Borradores” – almacenamiento de elementos inacabados en desarrollo;
  • “Enviados”: almacenar copias de los elementos enviados;
  • “Eliminado”: ​​almacenamiento de elementos eliminados temporalmente hasta que se eliminen o restablezcan por completo;
  • “Bandeja de salida”: almacena elementos creados mientras trabaja sin conexión que deben enviarse la próxima vez que se conecte.

Cuando utiliza una cuenta de Microsoft Exchange, los mensajes se entregan a su bandeja de entrada. Puede crear sus propias carpetas para organizar y registrar aún más la información de Microsoft Outlook. Para trabajar con todas las carpetas, utilice la lista de carpetas.

• Carpetas asociadas a cuentas de correo electrónico de Internet:
  • Hotmail Cuando usa cuentas de Hotmail, la lista de carpetas en el Panel de navegación muestra un ícono de "Hotmail" encima de todas las carpetas estándar de Outlook mencionadas anteriormente, y debajo muestra las carpetas en el servidor de Hotmail. Los mensajes se entregarán a la carpeta. Bandeja de entrada debajo del ícono "Hotmail". Utilice esta y otras carpetas del servidor de Hotmail para ver los mensajes recibidos, enviados y eliminados;
  • POP3: cuando utiliza una cuenta POP3, la lista de carpetas en el Panel de navegación muestra las carpetas estándar en el grupo Carpetas personales. Los mensajes se enviarán a su bandeja de entrada;
  • IMAP: cuando utiliza una cuenta IMAP, la lista de carpetas en el Panel de navegación muestra las carpetas estándar en el grupo IMAP_server_name. Los mensajes se entregarán a carpetas en el servidor IMAP. Debe suscribirse a la Bandeja de entrada y a los mensajes de correo electrónico desde la Bandeja de entrada en el servidor IMAP. Inicialmente, Outlook sólo mostrará encabezados de mensajes; Para descargar ciertos mensajes a su computadora, debe marcar sus encabezados. Estos mensajes aparecen en el grupo IMAP_server_name de la carpeta Bandeja de entrada ubicada en Lista de carpetas V Zonas de transición. Cuando elimina un elemento del grupo IMAP_server_name en la Bandeja de entrada, el mensaje aparece tachado y después de un tiempo se elimina del servidor IMAP.
• Carpetas para archivar y organizar elementos: cuando ejecuta Autoarchivar para archivar elementos, Microsoft Outlook crea automáticamente una carpeta de Carpetas de archivo. Esta carpeta almacena elementos archivados de Microsoft Outlook. Cualquier archivo de datos adicional que el usuario cree para organizar elementos y las carpetas que contienen se agrega al grupo Carpetas personales en la lista de carpetas en Zonas de transición.
• Carpetas personales normales y compartidas: las carpetas estándar analizadas anteriormente y las carpetas creadas en un buzón del servidor en un archivo de carpetas personales (.pst) o un archivo de carpetas sin conexión (.ost) son carpetas personales a las que solo usted puede acceder. Sin embargo, si utiliza Microsoft Outlook con Microsoft Exchange Server, puede hacer público su buzón personal estableciendo permisos de carpeta o designando un delegado.
• Carpetas públicas: las carpetas públicas son una ubicación separada fuera de su buzón de correo donde los usuarios de Microsoft Exchange pueden crear y ver elementos de Microsoft Outlook relacionados con un tema o proyecto específico. Si el administrador del servidor Exchange permite las carpetas públicas, aparecerán en el grupo Carpetas públicas en la lista de carpetas del Panel de navegación. Si tiene los permisos necesarios, puede abrir una carpeta compartida separada para ver y agregar contenido, o puede crear sus propias carpetas compartidas y otorgar permisos a otros usuarios para usarlas. Los elementos de una carpeta pública abierta tienen el mismo aspecto que los elementos de un buzón personal.
• Carpetas de búsqueda: las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que contienen representaciones de elementos de correo electrónico que cumplen con criterios de búsqueda específicos. Cuando crea una carpeta de búsqueda, se le proporciona un conjunto de opciones preestablecidas, como "Mensajes con archivos adjuntos" o "Mensajes de personas específicas". También puede crear sus propias carpetas de búsqueda especificando sus propios criterios de búsqueda que deben cumplir los mensajes de correo electrónico que ingresan a la carpeta. Cada carpeta de búsqueda es una lista actualizada oportunamente de los resultados de búsqueda en todas las carpetas.

Creando una carpeta

1. Seleccionar del menú Archivo equipo Crear y luego el comando Carpeta.
2. En el campo Nombre, ingrese un nombre para la carpeta.
3. En la lista Contenido de la carpeta seleccione el tipo de carpeta a crear.
4. En la lista Colocar carpeta en, seleccione una ubicación de carpeta.

Copiar una carpeta

1. En el menú Ir selecciona un equipo Lista de carpetas.
2. Apunte el menú Archivo al comando Carpeta y seleccione el comando Copiar "nombre de carpeta".
3. Seleccione la ubicación en la lista donde desea copiar la carpeta.

Mover una carpeta

1. En el menú Ir selecciona un equipo Lista de carpetas.
2. De la lista de carpetas en el Panel de navegación, seleccione la carpeta que desea mover.
3. Seleccionar del menú Archivo equipo Carpeta y luego el comando Mover nombre de carpeta.
4. Haga clic en la ubicación en la lista donde desea mover la carpeta o haga clic en el botón Nuevo para crear una carpeta a la que se moverá la carpeta seleccionada.

Las carpetas de búsqueda no se pueden mover porque son carpetas virtuales que contienen representaciones de elementos que cumplen criterios de búsqueda específicos.

Cambiar el nombre de una carpeta

1. En la lista de carpetas, haga clic en la carpeta cuyo nombre desea cambiar.
2. Seleccionar del menú Archivo equipo Carpeta y luego el comando Cambiar el nombre de la carpeta "nombre de carpeta".
3. Ingrese un nuevo nombre de carpeta.

Eliminar una carpeta

1. En el menú Ir selecciona un equipo Lista de carpetas.
2. En la lista de carpetas en el Panel de navegación, haga clic derecho en la carpeta que desea eliminar.
3. En el menú contextual, seleccione el comando Eliminar nombre de carpeta.

Cuando elimina una carpeta de búsqueda, solo se elimina la carpeta, no los elementos que se muestran en ella.

Mover un elemento a otra carpeta

1. Seleccione el elemento que desea mover.
2. Haga clic en el botón Mover a carpeta y haga clic en el nombre de la carpeta donde desea mover el elemento. La lista se compila a partir de los nombres de las carpetas a las que ya se han movido elementos.
3. Si la carpeta que necesita no está en la lista, seleccione el comando Mover a la carpeta y haga clic en la carpeta.

Ocultar todas las carpetas

Para ver una lista de carpetas, seleccione en el menú Ir equipo Lista de carpetas. Para expandir carpetas y ver subcarpetas, haga clic en el botón “+”; para contraer carpetas y ocultar subcarpetas, haga clic en el botón “–”. Tenga en cuenta que:

• región Carpetas favoritas solo disponible en la zona Correo. Región Carpetas favoritas no se puede mover ni ocultar, ni se puede cambiar su tamaño. Sólo se pueden eliminar o agregar carpetas de correo a la carpeta Carpetas favoritas. No se puede mostrar el área Carpetas favoritas en otras zonas, por ejemplo en la zona Lista de carpetas;
• región Lista de carpetas no se puede mover, pero se puede cambiar su tamaño;
• Si desea mostrar siempre todas las carpetas, no solo las carpetas de correo, reemplace el botón Lista de carpetas con un botón grande y colóquelo encima del botón Correo o elimine el botón Correo del panel de navegación.

Copiar un diseño de carpeta

Un diseño de carpeta son los derechos, reglas, formularios, vistas y descripción específicos de la carpeta.

1. En el menú Ir selecciona un equipo Lista de carpetas.
2. De la lista de carpetas, seleccione la carpeta que desea copiar.
3. En el menú Archivo, seleccione Carpeta y haga clic en Copiar diseño de carpeta.
4. Seleccionar de la lista Copiar estructura carpetas carpeta original.
5. En el grupo Copiar, seleccione las propiedades de la carpeta de origen que desea copiar.

Determinar el tamaño de la carpeta

Si una carpeta contiene subcarpetas, Microsoft Outlook muestra los tamaños de todas las subcarpetas y su tamaño total. Si está utilizando una cuenta de servidor Microsoft Exchange en el modo Servidor Exchange en caché, puede ver el tamaño del archivo de las carpetas sin conexión (.ost) (pestaña Datos locales) y el buzón ubicado en el servidor (pestaña Datos del servidor). Los archivos de datos almacenados en la computadora local, como los archivos de carpetas sin conexión (.ost), no son tan eficientes como los almacenes de datos en el servidor, por lo que el tamaño del archivo de datos en la computadora local será mayor que el tamaño del buzón designado. El tamaño de la carpeta no se puede calcular para las carpetas de búsqueda porque son carpetas virtuales que contienen vistas de elementos que cumplen ciertos criterios. En el Panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la carpeta cuyo tamaño desea cambiar y seleccione Propiedades y haga clic en el botón "Tamaño de carpeta".

Para ver el tamaño de cualquier carpeta, excepto las carpetas de búsqueda, en la lista de carpetas del Panel de navegación, seleccione Tamaños de carpeta.

Vaciar la carpeta Elementos eliminados

• Limpieza automática de carpetas Eliminado.
  1. En el menú Servicio selecciona un equipo Opciones y luego la pestaña Además.
  2. Revisa la caja.
  3. Si es necesario, desactive la notificación antes de que la carpeta Elementos eliminados se vacíe automáticamente.
  4. Seleccionar del menú Servicio equipo Opciones y abre la pestaña Además.
  5. Desmarque la casilla. Para deshabilitar la limpieza automática de carpetas Eliminado, desmarque Vacíe la carpeta Elementos eliminados al salir.
• Vaciar la carpeta Elementos eliminados manualmente.
  1. En el menú Ir selecciona un equipo Lista de carpetas.
  2. En la lista de carpetas, haga clic derecho en la carpeta Elementos eliminados y seleccione el comando en el menú contextual. Vaciar la carpeta Elementos eliminados.

Deshabilite la notificación antes de que la carpeta Elementos eliminados se vacíe automáticamente

1. En el menú Servicio selecciona un equipo Opciones y luego la pestaña Además.
2. Haga clic en el botón "Opciones avanzadas".
3. Desmarcar Mostrar una advertencia antes de eliminar elementos.

Asignar una página de inicio a una carpeta

Haga clic derecho en la carpeta a la que desea asignar la página de inicio de la carpeta, seleccione el comando en el menú contextual Propiedades y abra la pestaña "Inicio". En el campo Dirección, ingrese la dirección de la página web que se utilizará como página de inicio de la carpeta, o haga clic en el botón Examinar y seleccione una página de la lista. Para mostrar una página web al hacer clic en una carpeta, seleccione la casilla de verificación Mostrar página de inicio por defecto.

Después de asignar una nueva página de inicio a una carpeta, puede restaurar la configuración original, como la página de inicio de la carpeta que el administrador del sistema configuró como página de inicio predeterminada, haciendo clic en el botón Restaurar valores predeterminados.

29.03.2015

La correspondencia comercial a través de Internet se ha convertido en algo común hoy en día. A través de correos electrónicos se transmite mucha información necesaria e importante, se envían documentos e incluso se cierran acuerdos. ¿Qué debes hacer si tu trabajo está directamente relacionado con el correo electrónico, pero por algún motivo (vacaciones, viaje de negocios) no podrás acceder a tu cuenta de correo electrónico? Outlook le permite mantenerse en contacto con los destinatarios incluso a distancia.

Cómo hacer una respuesta automática en Outlook: plantillas y reglas

Los usuarios de Outlook tienen dos opciones para acciones automáticas en mensajes entrantes y salientes: plantillas y reglas.

Las plantillas simplifican el proceso de creación y envío de mensajes, cuyo texto a menudo se repite y se diferencian solo en unos pocos datos (literalmente, un par de palabras o números). En esencia, las plantillas son mensajes almacenados en los que se insertan nuevos datos inmediatamente antes de enviarlos.

Las reglas en Microsoft Outlook son acciones que se ejecutan automáticamente en los mensajes, creadas en función de una plantilla existente o condiciones específicas.

Echemos un vistazo paso a paso al proceso de creación de plantillas y reglas, así como a las diferencias existentes para las diferentes versiones de Outlook.

Cree una plantilla para las versiones Outlook 2003 y 2007

Es poco probable que alguien más utilice estos "dinosaurios" del mundo del correo electrónico, pero si tiene la suerte de tener una estación de trabajo con ese software, entonces estas instrucciones son para usted.

Cree una plantilla para las versiones de Outlook 2010–2016

El algoritmo de acciones en versiones posteriores se ha simplificado mucho, pero al mismo tiempo se han agregado nuevas funciones en la configuración.

Cree una regla para las versiones de Outlook 2007 y 2003

Para crear una regla en las versiones 2003 y 2007 de Outlook, haga lo siguiente:

¿Cuáles son las diferencias en la configuración para las versiones 2010, 2013, 2016?

No hay una diferencia fundamental en la configuración. Hay pequeñas mejoras en el proceso.

Vídeo: Cómo habilitar la respuesta automática en Outlook 2013

Cómo desactivar la respuesta automática

Aquí es incluso más sencillo que cuando se configura la inclusión. En las versiones 2010–2016, la próxima vez que inicie sesión en Outlook con las respuestas automáticas habilitadas, verá una advertencia (“Se están enviando respuestas automáticas para esta cuenta”). Haga clic en el botón "Desactivar" y todas las opciones se desactivarán.

En las versiones de 2007 y 2003, deberá ir al menú "Servicio", al elemento "Suplente" y seleccionar el subelemento "Estoy en el trabajo".

Vaya al servicio adjunto y desactive la respuesta automática.

El cliente de correo electrónico Outlook facilita mucho el trabajo con el correo electrónico. Sin duda, un contestador automático durante las vacaciones es algo insustituible para una persona cuyo trabajo implica constantemente correspondencia. ¡Todo lo que queda es configurar correctamente los parámetros de su "suplente" personal y ocuparse de sus asuntos con la conciencia tranquila o simplemente relajarse!